« La liberté de chacun s’arrête là où commence celle des autres »

Nous avons tous appris à méditer sur cette belle phrase quand nous étions jeunes et bien tentés de faire voler en éclats toutes les règles « imposées » par les adultes.
Il a bien fallu s’y faire. Du cadre et des règles, il y en partout … dans le sport, dans la vie citoyenne, dans la vie familiale et bien sûr … dans l’entreprise ! A tel point que ceux qui managent sont eux-mêmes devenus … des cadres !


Et si être parents implique de savoir donner des limites à ses enfants, alors manager implique de savoir recadrer un collaborateur quand il le faut.
Dès lors, comment faire de cet exercice imposé, généralement vécu comme négatif et difficile, une opportunité de management positif ?
C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article …

Quand il faut recadrer un collaborateur … quelques conditions de réussite

Bien souvent, l’exercice du recadrage n’étant pas le plus agréable, les managers ont vite fait de se trouver de bonnes raisons pour :

  • l’éviter (en espérant que cela s’arrange tout seul),
  • l’écourter (au risque d’être parfois brutal),
  • le minimiser (ne pas tout dire et accepter une demi-solution),
  • le redouter (car comment garder la relation de confiance dont nous avons besoin ?), …

Listons donc sans plus attendre les conditions qui permettront de recadrer un collaborateur de façon constructive, responsable  et positive.
Tout d’abord, l’entretien de recadrage doit être :

  • conscient (et non involontaire)
  • préparé (et non compulsif)
  • respectueux (et non blessant)

Il doit rappeler :

  • le cadre et donc, quelque part, les conventions passées librement entre les protagonistes (personne n’étant pris par surprise par le cadre qui lui est proposé, même s’il faut parfois l’accepter par manque de choix)
  • les faits indiscutables sur lesquels repose le recadrage

Il doit viser des solutions (et non chercher à réparer vainement le passé)
Il doit servir à définir un nouveau cadre et éventuellement de nouveaux moyens d’atteindre les objectifs (points d’appui, aide nécessaire, temps …)
Enfin, il faut être très vigilant à couper rapidement court aux réactions de justification, plainte, … pour mieux écouter ce qui va permettre de rebondir positivement.

Car, oui, même pour un entretien de recadrage, votre état d’esprit doit rester fondamentalement positif. C’est ce qui vous permettra de vous quitter en vous serrant la main, tête haute et droit dans les yeux 🙂

 

Recadrer un collaborateur positivement en 4 temps

Nous vous proposons une méthode en 4 temps bien distincts, qui constitue un guide (et non pas une recette à suivre à la lettre) et vous permettra de vous préparer par avance à réussir cet entretien.

recadrer positivement un collaborateur

 

 

Détaillons maintenant chacune de ces étapes

Recadrer positivement un collaborateur, c’est d’abord poser le cadre et les faits concrets

Pour cela, il est important de vérifier la disponibilité de votre interlocuteur. Nous l’avons dit, l’exercice doit être conscient, préparé et respectueux. Si vous savez (en principe…) vérifier que ces conditions sont réunies de votre côté, vous devez vous en assurer pour la personne que vous souhaitez recadrer.
Quelques astuces pour réussir votre introduction :

  • Toc ? Toc ? Je veux aborder avec toi la question de …
  • C’est important pour nous deux …
  • Nous en avons pour …
  • Est-ce OK pour toi ?
  • Sinon, quand le faisons-nous (RV très proche) ?

Puis, entamez la phase descriptive, qui permet de poser le constat factuel. Pour cela, nous vous rappelons que ce constat doit être :

  • Centré sur les actes et jamais sur les acteurs
    « ce que tu as fait et non ce que tu es »
  • Indiscutable
    « voilà ce que j’ai observé précisément … » et jamais « on m’a dit que …»
  • Authentique
    «  ce que j’ai ressenti, ce que cela m’inspire… »
  • Simple, court et direct
    éviter absolument le « Oui …, Mais … » consistant à démarrer par un compliment pour enchaîner par un MAIS qui, au mieux, ne sert de toutes façons qu’à retarder le moment où l’on parlera du vrai sujet et qui, au pire, met le doute dans la sincérité de la relation.

Par exemple : Je veux aborder avec toi la question des indicateurs de production de ton périmètre. Cette semaine encore j’ai été obligé de te relancer et tu me les as finalement envoyés avec 3 jours de retard. C’était déjà le cas le mois dernier et plusieurs fois dans l’année écoulée. Cela me pose un vrai problème car ensuite, je suis moi-même très juste pour envoyer ma consolidation au siège. Cette semaine j’ai du finir ce travail chez moi, durant le WE et cela ne me convient pas. Pouvons-nous prendre le temps d’en discuter ce matin ?

Recadrer positivement un collaborateur, c’est aussi rappeler la signification du cadre

Quand des enfants très jeunes démarrent l’apprentissage d’un sport collectif et jouent leurs premiers matchs, les bons arbitres prennent le temps de leur expliquer pourquoi ils ont sifflé une faute. Question de bon sens ? Oui, bien sûr puisque l’on respecte nettement mieux les règles que l’on comprend et que l’on déclare « justes » dans notre … cadre de référence.

Il en est évidemment de même dans l’entreprise et, en tant que responsable du cadre dans lequel travaille votre équipe, vous devez prendre le temps de vous arrêter sur le sens de celui-ci quand l’un de vos collaborateurs ne le respecte pas.

Pour cela, nous vous suggérons de commencer par rappeler ce cadre (et les règles importantes qui le constituent), puis d’en présenter (ou d’en faire émerger) les conséquences positives. Bien sûr, votre interlocuteur risque de vous entraîner sur le terrain des conséquences négatives de ce cadre, mais restez bien stable sur vos appuis et prolongez alors l’échange un peu plus en profondeur.

En effet, tant que votre collaborateur ne conscientisera pas les effets positifs du cadre qu’il vit comme imposé, il ne pourra pas se l’approprier et restera au mieux au stade d’une adhésion de façade, qui se fissurera avec le temps.

Cette phase est donc primordiale, car elle présage de la solidité dans le temps de votre recadrage. Or, tant qu’à y être, autant ne pas avoir à y revenir !

S’il n’envoie pas ces indicateurs régulièrement est-ce parce qu’il n’en comprend pas l’intérêt (pour lui, pour vous, pour l’entreprise), ou parce qu’il ne considère pas ce travail comme prioritaire par rapport à d’autres, ou encore parce qu’il a tendance à fonctionner comme cela pour tout et ne mesure pas les effets que cela produit pour vous …

Puis, venez-en au contrat que vous souhaitez poser avec votre collaborateur : Comment va-t-il intégrer l’importance de ces règles communes à tous dans son « jeu » individuel ?
Il suffit pour cela de se concentrer sur 1 point de progrès, suffisamment explicite et significatif pour vous et suffisamment atteignable pour lui.

Là encore, pour vous donner toutes les chances d’une réussite durable, assurez-vous que ce point de progrès soit associé à un ou plusieurs des facteurs habituels de mobilisation de votre collaborateur (voir l’entretien de mobilisation).

Recadrer positivement un collaborateur, c’est ensuite construire ensemble une solution

Vous avez posé les bases de l’entretien, reste maintenant à en sortir « par le haut », de façon assertive.
Pour cela, centrez-vous sur le point de progrès (comportement ou résultat attendu) issu de la phase précédente (que l’on ne renégocie pas) et demandez à votre collaborateur quelles options il imagine- mettre en œuvre pour l’atteindre ?
L’idéal est d’explorer plusieurs pistes avant de se centrer sur la solution retenue. Car il est possible que la solution ‘’naturelle’’ soit justement celle qui bloque dans la tête de votre collaborateur.

Dans notre exemple, qu’est-ce qui fera vraiment la différence ?

  • un rappel automatique dans son agenda pour que cela devienne plus fluide pour vous 2,
  • qu’il décide comment il pourra utiliser lui-même ces indicateurs dans son pilotage pour retrouver du sens,
  • que vous programmiez un débriefe des indicateurs pour qu’il se sente valorisé,
  • qu’il coordonne la consolidation des indicateurs de votre secteur pour qu’il se responsabilise, …

Attention à ce stade, de possibles résistances peuvent surgir, qui risquent de se manifester par des phases de reproches, de plaintes et de justifications tournées vers le passé.
Il vous faudra y couper court le plus rapidement possible et rester résolument centrés sur l’avenir.
Finalement, une fois les options possibles passées en revue, vous l’aiderez à construire la solution sur laquelle il va s’engager à l’issue de votre entretien.

Cette solution doit être la plus complète possible et intégrer les réponses à quelques questions importantes :

  • Comment pense-t-il faire pour que cela soit durable ?
  • De quoi a-t-il besoin pour cela ?
  • Sur quoi va-t-il s’appuyer ?
  • Quelles ressources doit-il mobiliser ? etc…

Bien entendu, tout dépend du sujet du recadrage. Et la solution peut être simplement l’une des options évoquées dans la phase précédente.

Recadrer positivement un collaborateur, c’est enfin obtenir un engagement constructif

Comme toujours, nous insistons sur cette dernière phase, courte et essentielle.
Une fois la solution construite, vous allez explorer 4 aspects de la contractualisation de l’engagement avec votre collaborateur :

  • Quel est le Premier Progrès Pertinent sur lequel il s’engage ?
  • Et vous ? Quel engagement prenez-vous pour l’aider à y parvenir ?
  • Quel est l’indicateur qui vous permettra à tous les deux d’être rassurés sur le fait que les engagements seront tenus ?
  • Quelle sera la prochaine étape de suivi ?

Reste à boucler cet entretien. Il est important de bien fermer la parenthèse ouverte pour reprendre le fil d’une collaboration basée sur la confiance et la transparence.

Dites à votre collaborateur en quoi vous savez pouvoir compter sur lui et combien vous avez confiance dans sa capacité à mettre en œuvre les changements décidés. Veillez à être authentique dans vos propos (sinon mieux vaut ne rien dire) et pour cela, à vous appuyer sur des exemples précis où vous avez apprécié pouvoir compter sur lui.
Puis, remerciez le pour la qualité de l’échange que vous venez d’avoir.

En conclusion, recadrer positivement un collaborateur c’est simple, si l’on est rigoureux …

Les mauvais recadrages sont ceux qui se font sous le coup des émotions, sans préparation ni méthode. Ils laissent alors des souvenirs désagréables qui nous donnent envie d’éviter les prochains, du côté du manager comme de celui du collaborateur.
A l’inverse, en respectant les conditions de réussite vues en introduction, l’exercice peut s’avérer une véritable opportunité de croissance avec vos collaborateurs.
A vous de construire maintenant votre propre cadre … de recadrage !