Parfois, on ne parle plus de réunions, mais de réunionnite, sous-entendant que se réunir serait une maladie. On à ce propos peut se demander quelle est la véritable finalité des réunions :partager des informations ?

  • être ensemble pour palabrer ?
  • débattre pour prendre des décisions concertées ?
  • se challenger pour aller plus loin chacun grâce au miroir de l’exigence des autres ?

Les causes de la réunionnite

La réunionnite part d’une croyance que les réunions sont faites pour créer de la cohésion humaine et technique en s’informant mutuellement. En fait, ceci n’est pas le but d’une réunion stimulante, mais plutôt la cause d’une maladie : la réunionnite aiguë, justement !

  • Faire ses réunions pour s’informer est une démarche très coûteuse et très peu efficace !
  • Les réunions en étoile sont peu stimulantes : on assiste à un interminable tour de table, au cours duquel chacun justifie en public de son activité personnelle
  • Les réunions sont généralement animées par un « homme (ou femme) orchestre » qui y fait tout : l’agenda, l’animation, les questions, les réponses, le compte rendu, le suivi des actions, les recadrages et les recentrages, etc… Tandis que les participants sont majoritairement passifs, infantilisés par le principe même de ce trust des fonctions par une seule personne.

 

Les symptômes de réunionnite aiguë

 

  • « Les réunions commencent et finissent en retard »
  • « La participation est faible et c’est toujours les mêmes qui prennent la parole »
  • « On ne se prépare pas suffisamment aux réunions et personne ne propose de points à l’agenda »
  • « On sort régulièrement du sujet et on n’a jamais assez de temps pour traiter tous les sujets de la réunion »
  •  » On a du mal à se mettre d’accord, du coup les décisions sont difficiles à prendre »
  • « On ne tient pas compte des décisions, et on ne les met pas en oeuvre. mais personne ne s’en soucie puisqu’on n’y revient pas d’une fois sur l’autre »
  • « Certains consultent leurs emails avec leur smartphones pendant les réunions.
  •  » Les participants ne s’écoutent pas jusqu’au bout et s’interrompent mutuellement »

Les coûts de la réunionnite

Comparons le coût des réunions avec leur rendement. Imaginons le salaire horaire de 10 encadrants, réunis pendant deux heures (en incluant les charges sociales, la salle et les divers frais de siège). Et comparons ce coût avec le manque à gagner, représenté par nombre de décisions non prises + le nombre de décisions non mises en oeuvre suite aux réunions. Faire ce calcul pourrait donner le vertige, alors même que l’on se plaint de la crise…

Combien économiserait une entreprise qui déciderait de ne plus faire de réunions ? 

Combien d’économies et de gains de productivité ferait-on si on développait dix fois plus d’efficacité collective lors de réunions deux fois moins nombreuses, deux fois plus courtes et avec moins de gens autour de la table ? L’entrepreneur, le patron responsable, qui voudrait bien s’emparer sérieusement de cette question, réaliserait d’importantes économies, tout en orientant toute sa ligne managériale vers beaucoup plus d’efficacité collective !

Mettre fin à la réunionnite…

Peut-on changer cette logique de réunionnite, dont beaucoup d’équipes sont atteintes ? Dans un prochain article, nous indiquerons 2 grands principes pour sortir vainqueurs de la réunionnite. En attendant… bonne réunion !

Paul Devaux 06 10 56 14 96