Voici 9 bonnes pratiques de recadrage, auxquelles penser pour réussir un bon recadrage :
- Rencontrer rapidement le collaborateur individuellement, en l’absence de tiers.
- Ne pas faire d’amalgame entre l’évaluation d’une erreur de comportement et un jugement de la personne du collaborateur.Donc, proscrire toute agressivité à l’égard de la personne et éviter de recourir à des jugements de valeur.
- Se focaliser sur les faits ( « J’ai observé que… »)
- Expliquer les conséquences de l’erreur.
- Valider l’accord du collaborateur sur les faits désignés et leurs conséquences
- Exprimer un ressenti personnel en tant que manager : « Je suis inquiet, parce que… » ou ” je nome sens pas respecté quand tu…” ou bien encore « Je suis en colère car… ».
- Inviter à la mise en place d’un plan d’action que le collaborateur proposera lui-même (et formaliser ensuite éventuellement par un mail pour en garder une trace)
- Obtenir l’engagement du collaborateur à respecter ce plan.
- Conclure positivement, en valorisant le collaborateur sur la qualité de votre relation : « J’ai confiance en toi. J’apprécie ton travail. Je sais que tu feras en sorte que les choses rentrent dans l’ordre. ».
3 cas particuliers de recadrage
Le collaborateur inconscient
Il faut lui faire réaliser qu’il perturbe son environnement. Le mieux est de procéder en trois étapes : Dresser le constat de l’erreur, puis provoquer un engagement de sa part, puis le remercier d’avoir compris, puis par la suite d’avoir mis en place le nouveau comportement.
Le collaborateur trop sûr de lui
La meilleure méthode est de lui poser des questions ouvertes pour l’inviter à considérer en quoi ses agissements peuvent le desservir durablement. Il faut toujours graduer vos propos selon le niveau de résistance qu’on vous oppose. Là encore, demandez-lui un engagement et remerciez-le de sa réponse positive.
Le collaborateur rebelle
Là, il est impératif de lui donner une vision claire de ce que vous attendez de lui en usant de “je veux”, “je ne veux pas”. Laissez planer la sanction en cas de réponse négative de sa part. Et remerciez-le de son engagement, s’il prend l’engagement de changer les choses.
Si le collaborateur se renferme ou se braque, ne tombez pas dans la solution de facilité qui consisterait à faire comme si de rien n’était. Tout ce que vous pourrez dire n’aura pas d’effets tant que votre interlocuteur ne sera pas réceptif. Au contraire, dès que vous prenez conscience de son attitude, crevez l’abcès et demandez-lui ce qui se passe. Tout en y mettant les formes : un ton impatient, agressif ou agacé n’incitera pas le managé à davantage collaborer.
Les effets positifs d’un recadrage bien fait
Un entretien de recadrage bien mené stimule la motivation de votre collaborateur, lui donne des repères tangibles ou encore relance le dialogue inhibé par l’accumulation de non-dits. Il permet d’évoquer les écarts par rapport au cadre fixé. Il permet au collaborateur de se remettre en question, l’invite à mobiliser de nouvelles ressources pour travailler ou agir différemment.
C’est en cela que cet entretien est constructif car il est source de renouvellement aux niveaux de la relation et de la motivation. Le collaborateur se repositionne dans sa mission et peut percevoir cet entretien comme une opportunité pour progresser. En définitive, l’erreur et ’échec constituent une belle opportunité d’apprendre en partenariat avec son supérieur hiérarchique.
N’oubliez jamais que les erreurs des collaborateurs sont parfois dues à un mauvais management, un manque de communication et des instructions pas assez claires. Si votre collaborateur vous oppose un manque de communication, sachez l’écouter et vous remettre vous aussi en question. Et n’oubliez jamais que l’autorité est naturelle, elle ne se décrète pas. Plus vous saurez faire passer des messages à la fois fermes et bienveillants, plus vous saurez vous faire entendre et respecter.