Un projet fédérateur d’équipe vise à unifier les membres de votre équipe dans un même mouvement d’ensemble, à la fois aligné avec la vision globale à plus long terme, et centré sur des cibles stratégiques et opérationnelles. Votre projet fédérateur d’équipe donnera ainsi à chacun une image claire qui donne du sens au quotidien et procure le sentiment de contribuer au résultat d’ensemble. Il doit permettre d’entraîner l’équipe dans une dynamique de progrès continu tout au long d’une période de temps : le trimestre, l’année.

Précisant et arbitrant les priorités, il se déclinera en feuilles de route individuelles, qui structureront l’action de chacun et assureront la coordination et la cohérence globale. Enfin, il vous fournira, en tant que manager, les moyens de mesurer l’avancée de vos équipes sur les cibles identifiées ainsi que de visualiser et de maîtriser le chemin restant à parcourir.

Les effets d’un projet fédérateur d’équipe

  • Mobiliser : en donnant du sens à l’action de chacun au quotidien, en utilisant des échéances rapprochées pour donner du rythme, en utilisant la nouveauté pour renouveler l’excitation,…
  • Unifier : en provoquant l’adhésion par le partage et la réflexion commune, en proposant de résoudre ensemble les dysfonctionnements identifiés (notamment ceux inévitablement liés aux interfaces), en stimulant la coresponsabilité et l’interdépendance,…
  • Focaliser : en projetant des perspectives claires et positives, en s’assurant de l’alignement de chacun avec l’objectif global, en précisant ce qui est attendu de chaque équipier,…

Voir à ce sujet : limiter les pertes d’énergie dans une équipe

Réussir votre projet fédérateur d’équipe

Cette vidéo illustre que chacun peut devenir une opportunité pour les autres, simplement, naturellement…

Le projet fédérateur est un outil de coaching d’équipe visant à développer à la fois une meilleure cohésion et une plus grande coopération sur un projet commun durant 9 à 12 mois. Comment concevoir un projet fédérateur ? Comment réussir le lancement du projet fédérateur d’équipe ? Comment mettre en oeuvre avec succès votre projet fédérateur ?

Lancez votre projet fédérateur

Introduction « top-down », en plénière : « J’ai choisi 1 (à 3) sujets importants sur lesquels je pense que nous devons faire des progrès collectifs ». Énoncez et explicitez ces sujets. Dites ce qui vous a amené à ce choix (rapport d’étonnement préalable, faits marquants récents, évolution rapide du contexte, changement de stratégie globale,…) et surtout en quoi vous estimez important de les traiter (ce qu’ils rendront possible).

Focalisez le projet fédérateur sur 3 axes

– Expliquez que ces sujets seront développés autour de 3 axes. Par exemple :

  • Axe 1 : notre fonctionnement quotidien (trois points de progrès = trois cibles spécifiques)
  • Axe 2 : le développement de nos compétences et de nos process
  • Axe 3 : les résultats ambitieux que vous souhaitez atteindre en priorité

Valider que le groupe est globalement motivé par la recherche d’améliorations sur ces sujets et que chacun s’y impliquera. Pour cela, vous pouvez utiliser la technique RIE+Débat.
Quels sont les axes de travail d’un projet fédérateur  ?

  • choisissez des problématiques plutôt transverses, qui concernent tous les membres de l’équipe, à égalité de grade, d’ancienneté et de fonction.
  • laissez une marge de manœuvre significative. Cette pratique visant l’appropriation des sujets traités, il est primordial que le groupe puisse faire des propositions en toute autonomie et trouver des solutions innovantes
  • ils doivent avoir un impact sur l’amélioration du fonctionnement collectif et de la dynamique,
  • ils amèneront à des résultats tangibles et permettront des progrès opérationnels,
  • ils peuvent aussi venir du vécu du manager, suite à un rapport d’étonnement, ou à ses observations terrain des dernières semaines ou encore suite à ses derniers entretiens méta …

Dans tous les cas, ces sujets sont proposés par le manager en introduction, puis validés avec l’équipe.Exemples d’introduction au projet fédérateur :

  • Au sein d’un Service commercial : « Cette année, nous devons développer plus de synergies entre nous : Quelles sont les synergies possibles ? À quoi cela peut-il servir ? Comment les mettre en œuvre ? Comment créer des opportunités pour les autres ? Comment partager les succès ? Comment modifier notre système de rémunération en fonction de ces synergies ? »
  •  En Comité de production d’une usine : « Ce trimestre, nous devons optimiser nos procédures d’anticipation des crises ». Que faire en cas d’incident qualité ? D’accident du travail ? De grosse commande qui modifie l’organisation des lignes ? Comment contribuer à récupérer des volumes ?

Animez le projet fédérateur

Dès que votre équipe dépasse 5 personnes, nous vous conseillons, comme dans toute méthode participative, de travailler en sous-groupe. Cela favorise la dynamique en créant des mouvements, maintient le rythme et la participation active, vous permet de garder une position extérieure puisque vous n’animerez pas les sous-groupes, et tend à éviter certains effets de grands groupes. Demandez à chaque sous-groupe de produire des recommandations d’actions qui contribueront de façon significative à vous faire progresser.

Vous pouvez procéder en 3 étapes

  • Etape 1 : Projection du désir
    « Dans votre périmètre, et sur les sujets identifiés, quelles améliorations concrètes aimeriez-vous apporter vous- mêmes, à vos manières de travailler ? Quels résultats supérieurs aux périodes précédentes souhaitez-vous vraiment atteindre ? ». Le groupe liste les actions, les classe selon les 3 axes, et en choisit 1 à 2 par axe. Puis, il transmet son compte-rendu aux autres sous- groupes, qui en prennent connaissance avant d’aborder la deuxième réunion.
  • Etape  2 : Mise en mouvement
    « Quelles actions envisagez-vous de mettre en œuvre dès à présent (ou dans le mois qui suit) pour avancer de façon significative dans cette direction ? ». Pour chacune des actions sélectionnées, les participants indiquent le plus précisément possible son mode d’application (process), et les indicateurs de suivi qu’ils proposent (à quoi verra-t-on que le résultat visé sera atteint ?).
  • Etape 3 : Conditions de réussite
    « Quelles sont les conditions de réussite pour mettre en œuvre les actions retenues ? »
    Demandez aux sous-groupes d’identifier les étapes intermédiaires, les difficultés prévisibles, mais aussi les situations présentes ou passées sur lesquelles s’appuyer, les moyens nécessaires, la stratégie pour les obtenir…

Synthèse du projet fédérateur

Une réunion de synthèse du projet fédérateur sera organisée de préférence à l‘extérieur, ou tout au moins en marquant la différence avec les réunions habituelles (changement de salle, de jour habituel, invitation spécifique, pas d’autre ordre du jour,…)

  • (15’) Introduction du manager : Expression de sa satisfaction pour la participation à cette démarche et pour les bonnes idées proposées
  • (30’) Synthèse de chaque réunion par les sous-groupes (45’) Sélection définitive des idées et actions retenues pour le projet d’équipe, auxquelles le manager pourra ajouter des points en toute transparence. Détermination des cibles et indicateurs de mesure pour les actions retenues.
  • (45’) Séance de travail en sous-groupes (composition différente de celle des sous-groupes des trois réunions de préparation) :
  • « Comment met-on tout cela en œuvre dans nos services ? Comment va-t-il falloir coopérer pour réussir la mise en œuvre de toutes ces actions ? Qu’est-ce que nous pourrions faire, pour aider les autres groupes à atteindre leurs objectifs ? Quelles compétences nouvelles allons-nous devoir développer (chacun d’entre nous et entre nous) ? » (15’) Pause
  • (60’) Restitution : Élaboration d’un premier plan global organisé en axes stratégiques, indiquant les porteurs d’actions, les délais et les prochaines étapes.
  • (15’) Évaluation par les participants de leur motivation par rapport à leur projet (note de 1à 5) et de leur croyance en l’atteinte des objectifs fixés (note de 1 à 5)
  • (15’) Conclusion du manager (éventuellement suivie de celle de son N+1 s’il l’a invité)

 

Faites vivre votre projet fédérateur

Communiquez sur chaque progrès pour encourager. Une fois par mois si vous avez un horizon de projet au trimestre ou une fois par trimestre si votre horizon est annuel, il est bon de communiquer sur les réussites, en publiant une synthèse chiffrée des contributions de chacun en rapport aux indicateurs choisis pour mesurer l’avancement du projet.
D’autre part, tout au long de l’année, référez-vous à ce cadre, de façon à ancrer auprès des équipes le réflexe de travailler de façon concertée et planifiée. Cela donne le sentiment légitime à chacun de maîtriser son activité et de créer de la valeur (et pas uniquement « faire des choses » dans la journée, en mode séquentiel dans l’ordre où elles se présentent…)
Enfin, si l’horizon du projet est lointain, il sera sans doute utile d’organiser une réunion spécifique de suivi du projet fédérateur.