Réunionnite : quand la réunion devient un frein à l’efficacité collective

Dans de nombreuses organisations, le mot « réunion » a perdu ses lettres de noblesse. On parle désormais de réunionnite, comme si se réunir était devenu une pathologie chronique. Pourtant, les réunions restent un outil de coordination incontournable. À condition d’en repenser l’usage.

Quelle est la vraie finalité d’une réunion productive ?
Partager des informations ? Prendre des décisions collectives ? Créer du lien ? Se stimuler entre pairs pour progresser ensemble ? Probablement un peu tout cela, mais pas de n’importe quelle manière.

Les causes profondes de la réunionnite aiguë

La plupart des réunions dysfonctionnent car elles reposent sur une confusion entre objectifs et moyens. Beaucoup de réunions sont organisées dans l’idée de “se tenir informés les uns les autres”, dans un souci de transparence et de cohésion. Cette logique, bien intentionnée, est aussi l’une des causes majeures de l’inefficacité collective.

Les réunions tournent souvent en rond parce qu’elles sont pensées comme des temps d’information descendante ou de justification de l’activité individuelle. Le format dominant est celui de la réunion en étoile : un animateur central, entouré de participants passifs, souvent en attente ou en retrait. Cette approche crée un déséquilibre des rôles : l’animateur fait tout, les autres écoutent – ou font semblant.

La conséquence ? Des réunions longues, peu engageantes, qui ne produisent ni décisions solides, ni coopération renforcée, ni énergie partagée.

Les symptômes typiques de la réunionnite

On reconnaît une réunion inefficace à plusieurs signes révélateurs :

  • Démarrage en retard, fin décalée, manque de respect du temps imparti
  • Faible taux de participation, avec une prise de parole monopolisée par quelques personnes
  • Absence de préparation ou d’ordre du jour partagé à l’avance
  • Dérives constantes hors sujet, impossibilité de traiter tous les points
  • Difficulté à décider, tendance à repousser ou à éviter les choix clairs
  • Décisions non appliquées, sans suivi ni responsabilité clairement attribuée
  • Participants absents mentalement : mails sur smartphone, multitâche, désengagement
  • Manque d’écoute active, interruptions fréquentes, posture de repli ou de jugement

Ces symptômes ne sont pas des fatalités. Ils sont le produit d’une culture de réunion mal pensée, héritée de pratiques anciennes, rarement challengées.

Le coût caché des réunions inefficaces

Une entreprise ne mesure pas toujours le coût réel de ses réunions. Prenons un exemple concret : dix cadres réunis pendant deux heures, avec un coût moyen (salaire + charges + frais de structure) de 80 euros par heure et par personne. Cela représente 1 600 euros. À multiplier par le nombre de réunions hebdomadaires, puis annuelles, dans chaque service, chaque projet, chaque comité.

Maintenant, comparons ce chiffre aux décisions non prises, aux arbitrages repoussés, aux projets bloqués, aux actions jamais suivies. Le manque à gagner est colossal : en efficacité, en agilité, en engagement des équipes, en performance collective.

Et si l’on se posait la vraie question : combien économiserait une organisation qui réduirait ses réunions inutiles, tout en doublant leur efficacité ?

Réduire le nombre de réunions… pour en augmenter l’impact

Remettre en cause la réunionnite, ce n’est pas prôner la fin des réunions. C’est revendiquer un usage stratégique de ces temps collectifs. Imaginez ce que cela donnerait :

  • Deux fois moins de réunions
  • Deux fois plus courtes
  • Moins de participants, mieux choisis
  • Une animation partagée, avec des rôles tournants
  • Un fil rouge clair : prise de décision, arbitrage, intelligence collective
  • Des plans d’action concrets, suivis, documentés

Ce modèle est non seulement possible, mais déjà appliqué avec succès par de nombreuses entreprises qui ont transformé leur culture managériale.

Un dirigeant soucieux de sa performance globale et de la qualité de vie au travail devrait faire de la refonte des réunions un levier stratégique prioritaire.

Changer de culture managériale : sortir de la réunionnite chronique

Alors, comment sortir de cette spirale de réunions à faible valeur ajoutée ? Dans un prochain article, nous vous partagerons deux principes fondamentaux pour reprendre le contrôle sur vos temps collectifs et restaurer leur impact.

D’ici là, posez-vous cette question : votre prochaine réunion mérite-t-elle d’exister ? Si oui, pour quoi faire précisément ? Et si non, que mettre en place à la place ?

La réunion doit redevenir un outil au service de l’efficacité collective, du leadership partagé et de l’intelligence de situation. Sinon, mieux vaut s’en passer.

Bonne réflexion… et bonne réunion (utile, cette fois) !