J’ai eu récemment l’opportunité de pouvoir accompagner un coach NRGy lors d’un séminaire entre équipes dont les objectifs étaient les suivants :

  • Renforcer l’efficacité collective
  • Muscler l’engagement collectif sur des sujets porteurs, pour renforcer l’impact de l’équipe sur les décisions stratégiques et peser plus directement dans les évolutions majeures en cours
  • Partager sur l’évolution du rôle des membres de l’équipe dans leur prestation de management auprès de leurs N-1

J’aimerais vous faire profiter de mon expérience en partageant avec vous quelques éléments que j’ai particulièrement appréciés sur les trucs d’animateur et de coach pour réussir ce séminaire.

Les enjeux de ce séminaire entre équipes

Sans avoir été jusqu’à réaliser une analyse systémique, il m’est apparu qu’il y avait, de façon sous-jacente, trois problématiques émergentes chez les membres de cette équipe :

  • Un fort sentiment de manque de reconnaissance de la part de la Direction
 Générale
  • Un questionnement quant à leur pouvoir et leur place parmi les instances de direction de l’entreprise (rôle qui avait été plus prégnant il y a quelques années)
  • Une confiance à bâtir vis-à-vis de leur nouveau manager

Après un ice breaker sympathique de démarrage qui a mis le groupe de bonne humeur, le séminaire d’équipe a logiquement commencé par une introduction du manager sur les enjeux et les attendus des 2 jours. Cet exposé fut succinctement étayé par le coach, créant ainsi un effet de cohérence dans le lancement du séminaire d’équipe et la mise en appétit des participants. L’utilisation de métaphores a contribué à favoriser une bonne  inclusion, éveillant la curiosité des participants :

  • « quand le moteur tourne, il produit naturellement des étincelles, qui finissent par l’encrasser : il est nécessaire de le nettoyer régulièrement…
  • Comme toutes les grandes équipes, vous avez besoin de prendre soin de votre dynamique, et de prendre le temps de vous ajuster sur des points clés de votre fonctionnement…
  • Ce séminaire vise aussi à vous engager dans une démarche de progrès continu, etc… »

Voici les 7 trucs d’animateur que j’ai trouvés intéressants dans ce séminaire d’équipe  (Lire l’article sur le site Orygin)

RÉUSSIR L’INCLUSION

Une introduction courte lance l’atelier en précisant ses enjeux, ses objectifs et son séquencement.

Tout d’abord, il est à noter que les deux dirigeants, managers respectifs de ces deux équipes, ont lancé le séminaire puis ont laissé leurs équipes travailler seules, ceci dans le but de ne pas les influencer et de les responsabiliser. Ils sont revenus en fin de séminaire afin de partager le travail effectué et de clôturer celui-ci.


Pour ne pas perdre trop de temps en présentations entre ces deux équipes totalisant une vingtaine de personnes (ce qui aurait risqué d’engendrer un début de séminaire un peu mou), Frank a pris l’option d’entrer tout de suite dans l’action.

Le séminaire se déroulant en bord de mer avec une vue incroyable sur la côte, il a choisi de raconter l’histoire d’une course autour du monde en bateau (un équipage sous tension, au bord de l’explosion, mais qui finit par retourner la situation et gagner) pour introduire le jeu de la nappe : Par équipe de 8 personnes, il faut retourner une nappe (symbolisant un bateau et une situation) sur laquelle tout le monde est debout et serré. Il y a deux équipes en compétition (les équipes sont mélangées à ce stade, de manière à créer du lien et de la complicité d’une manière détendue). La proximité et la communication nécessaires à la réussite de ce jeu, associées au côté ludique, permettent une belle entrée en matière. 
À l’issue de ce “warm-up” nous leur proposons un débriefing léger autour de la question « quelles sont les qualités d’équipiers nécessaires pour retourner une situation ? » :
 Bonne humeur, décision collective, communication, confiance dans le plan et dans l’autre, plaisir…

Une première graine était semée…

RENFORCER L’EFFICACITÉ COLLECTIVE

 

1 : Travail en parallèle

Les équipes (ou des représentant de chaque équipe, si leur effectif est trop important pour le mobiliser tout en entier)  travaillent en même temps, mais dans des pièces séparées sur les mêmes questions qui leur sont remises.

Ces questions visent à permettre à chaque équipe, une remise en question de leur fonctionnement propre, une réflexion sur les besoins et les attentes des autres équipes, et la manière de contribuer à leur réussite.

 

2 : Monologues croisés

Les équipes expriment leurs réponses aux questions, et accusent réception de ce qu’expriment les autres équipes en réponse aux mêmes questions

 

3 : Synthèse et axes de travail transverse

Après l’expression des propositions de chaque équipe, une synthèse permet de repérer des axes de recommandations transverses pour améliorer l’efficacité collective, sur lesquelles des groupes de travail mixtes vont pouvoir travailler ensemble à des propositions concrètes

 

4 : Consolidation des propositions et formalisation d’un plan d’actions

 

Construire un séminaire entre équipes

 

Au lieu de la traditionnelle séance d’analyse des résultats et des travaux d’ajustements des process techniques, qui se font chaque année, le séminaire annuel des patrons de la force de vente sera différent des autres années.
La difficulté commence avec la manière de communiquer sur ce séminaire entre équipes :
  • On ne peut pas dire qu’on va “purger les morosités”, sous peine sinon de renforcer chacun dans l’idée qu’ “il y a un problème” et prendre le risque de le renforcer ainsi par maladresse.
  • On ne peut pas dire non plus qu’on va travailler sur la rumeur, les attitudes pessimistes, le découragement, sous peine sinon de mettre les participants en posture défensive avant même que le séminaire ne commence.
  • …
Nous opterons pour une communication minimaliste, avec un agenda évoquant de façon elliptique : “bilan de fonctionnement et optimisation des interfaces entre équipes de la Direction commerciale”.
Et les cibles de ce séminaire entre équipes devront être explicitées au fur et à mesure que la dynamique de groupe permettra de les atteindre. Ce sera du travail “en direct et sans filet”. A chaque séquence clé, nous improviserons des “coups de projecteur” sur des aspects de la culture, sur des ressources valorisantes sur lesquelles prendre appui pour dépasser certaines habitudes préjudiciables, sur des points aveugles et des croyances collectives qu’il est intéressant de conscientiser…
… Dans ce genre de cas, tous les détails comptent. a commencer par la disposition de la salle.

DISPOSITION DE LA SALLE

Cette disposition est stratégique. C’est une architecture qui provoque les changements et favorise les effets dynamiques recherchés :
  • Surtout pas d’amphithéâtre,
  • Surtout pas un grand U comme dans les formations,
  • Pas de salles de sous-commissions non plus : tout le monde travaillera dans la même salle !
  • Pas de tables, pour permettre une meilleure circulation dans la salle, et pour privilégier les échanges et les interactions, plutôt que la prise de notes statique.
  • Les participants sont invités à se regrouper en 4 cercles par équipes naturelles : le réseau de vente, le trade, les responsables de comptes nationaux, les études (benchmark et avant vente)

 

QU’EST-CE QUE L’EFFICACITÉ COLLECTIVE ?

L’efficacité collective peut être définie comme l’efficacité globale qui se dégage des interactions au sein d’un système (ou d’une organisation : équipe, entreprise, administration, association, etc…). – voir notre article : “Approche systémique – coaching d’organisation”

L’efficacité collective repose sur 3 leviers (Notre ancien collègue Olivier Devillard, explique cela très bien dans son livre “Dynamiques d’équipe” paru aux éditions Dunod.) :

  • Mobilisation : comment l’énergie est-elle mobilisée ? Comment la motivation de chacun entre-t-elle en résonance avec le projet commun pour le porter volontairement ?… parce que chacun s’y reconnaît et trouve du sens et du plaisir à sa réalisation
  • Unification : comment l’énergie collective est-elle canalisée vers la cible, ou inversement : comment se disperse-t-elle ? Il y a deux aspects à l’unification :
    • un aspect humain : la cohésion – comment les gens s’entendent bien, s’estiment, se respectent, ou pas
    • un aspect technique : la coordination de la coopération – comment les gens travaillent-ils ensemble, profitant de synergies entre leurs complémentarités, ou séparément, en silo, chacun dans son coin, avec de la défiance  et de la rétention (ou en tous cas une faible plus value d’être ensemble)
  • Polarisation : comment l’énergie est elle focalisée sur le résultat ? Ou inversement, comment tire-t-on à côté de la cible, à force qu’elle change sans cesse, ou qu’on se trompe d’objectif, ou qu’on ne vise pas tous le même, ou qu’on s’en lasse…